Standaard verzuim import

Do, 14 Jul, 2022 at 1:14 PM

Mogelijkheden

Op dit moment zijn er twee verschillende configuraties beschikbaar om medewerkers te importeren, afhankelijk van de gewenste koppelsleutel (personeelsnummer of BSN) selecteer je de gewenste variant.

De koppelsleutel geeft aan op welke manier het verzuim bij de juiste medewerker verwerkt mag worden. Indien er ook een medewerker import actief is voor deze klant, stel je hier dezelfde koppelsleutel in als bij de medewerker verwerking. Op deze manier garandeer je de uniciteit van de koppelsleutel. 

Beschikbare configuraties

Conversie Volledige Verzuimhistorie op BSN

Conversie Volledige Verzuimhistorie op personeelsnummer

Overzicht instellingen

Tables can't be imported directly. Please insert an image of your table which can be found here.

Configuratie Type koppeling Wijze van aanleveren Koppelsleutel Bestandsformaten

Belangrijk aandachtspunt

Stappenplan

Tables can't be imported directly. Please insert an image of your table which can be found here.

Stap

Actie

Wie

1

Ga naar de Xpert Suite Beheer pagina

Functioneel beheerder

2

Klik in het menu op Koppelvlakken

Functioneel beheerder

3

Klik op SFTP Account beheer

Functioneel beheerder

4

Klik op nieuwe koppeling toevoegen

Functioneel beheerder

5

Vul de gegevens voor de koppeling in:

• Naam koppeling: bijvoorbeeld: Importsheets_[Klantnaam]
• Type koppeling: SFTP
• Inlognaam: bijvoorbeeld: [Klantnaam]
• Autorisaties: Werkgever, Werkgevergroep, Arbodienst of Alle werkgevers
• Type de naam van de werkgever of werkgevergroep en selecteer deze in de lijst

Functioneel beheerder

Selecteer de optie E-mail of SMVul het e-mailadres of telefoonnummer in van de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren, naar deze persoon zal het wachtwoord via de gekozen optie verstuurd wordenKlik op Key genererenDownload de keyGa naar het tabblad ConfiguratiesKlik op nieuwe configuratie toevoegen

Vul de gegevens voor de configuratie in:

• Gegevensstroom: Verzuim
• Configuratie: selecteer afhankelijk van de gewenste koppelsleutel voor één van de twee genoemde templates: 
  • Conversie Volledige Verzuimhistorie op personeelsnummer
  • Conversie Volledige Verzuimhistorie op BSN

Selecteer de optie standaard, of ga voor een maatwerkconfiguratie (meer informatie, zie onderstaande alinea 'Configuraties' )

Download de standaard Klik op opslaan en druk op bevestigen

Deel de volgende gegevens met de contactpersoon bij de klant die het importformulier gaat invullen en importeren

• Inlognaam:  Zie volledige naam op tabblad koppeling
• Adres: ksftp.xpertsuite.nl
• Naam van de gegevensstroom: Medewerkers
• Het gedownloade bestand key.ppk
• Het gedownloade .xlsx bestand 

Let op, stuur deze credentials beveiligd en gescheiden naar de klant.

Vul het toegestuurde .xlsx bestand in, denk hierbij aan de verplichte veldenContactpersoon klant

Log middels de toegestuurde credentials in op het sftp account, dit is mogelijk via een programma als WinSCP of Filezilla:

• Inlognaam: ontvangen via functioneel beheerder
• Adres: ksftp.xpertsuite.nl
• Wachtwoord: ontvangen per e-mail of sms
• Poort: 22

Autenticatie: Key.ppk ontvangen via functioneel beheerder 

Contactpersoon klantUpload het bestand in de map MedewerkersContactpersoon klant

Velden

Het verzuimbestand moet de volgende velden bevatten. Per veld is er aangegeven of ze Verplicht, Conditioneel of Optioneel zijn. Voor deze termen gelden de volgende definities:

Verplicht: Veld moet ingevuld worden, anders valt de hele regel uit.

Conditioneel: Verplicht mits de bijbehorende conditie aan de orde is, anders is het veld Optioneel.

Optioneel: Veld hoeft niet, maar kan wel ingevuld worden.

Tables can't be imported directly. Please insert an image of your table which can be found here.

Businessrules

- Iedere regel in het aangeboden bestand is één trajectverloop.

- Indien een medewerker eerst 100% ziek is, en na X aantal dagen nog 40% ziek, dan staan er voor dit traject twee trajectverloopregels in het aangeleverde bestand.

- Deze import gaat er vanuit dat de volledige verzuimhistorie in het aangeleverde bestand zit. In XS Connect kun je invullen vanaf welke datum je het verzuim in de aanlevering verwacht (zie 'Configuratiemogelijkheden'). Al het verzuim dat op deze datum lopend is of na deze datum is beëindigd, moet in het aangeleverde bestand zitten (inclusief eventueel samengesteld verzuim dat aan deze trajecten vooraf gaat).

- De EinddatumTrajectVerloop is een 'tot-en-met' datum. De datum die hier wordt doorgegeven is de laatste dag dat een medewerker voor het bijbehorende percentage afwezig is.

Configuratiemogelijkheden

Er is een aantal instellingen waarmee de omvang van het aangeleverde bestand kan worden gekaderd.

'Aanleveringperiode in maanden': Indien hier een getal (in maanden) wordt ingevuld, dan wordt er vanuit gegaan dat de hoeveelheid verzuim die wordt ingestuurd minstens het aantal ingevoerde maanden bevat. Als je niets invult, wordt als standaardwaarde 24 maanden genomen. Wil je meer verzuim inlezen, dan kun je hier een hogere waarde invullen.

'Aanleveringsdatum vanaf': Hier kan een vaste datum worden ingevuld vanaf welke datum het verzuim in de aanlevering aanwezig is. De notatie in dit veld is jjjj-mm-dd.

'Traject verwijder actie': Hiermee geef je aan of de koppeling trajecten in de Xpert Suite mag verwijderen.

- Delete: De koppeling mag trajecten in XS verwijderen als ze niet worden aangeleverd.

- Log: De koppeling mag geen trajecten in XS verwijderen, maar plaats een melding op het logverslag zodat het inzichtelijk is welke trajecten er volgens de aanlevering wel verwijderd zouden moeten worden.

- Log als startdatum voor einddatum valt: De koppeling mag geen trajecten in XS verwijderen als de eerste ziektedag vóór de ingestelde 'Aanleveringsdatum vanaf' ligt, maar plaats een melding op het logverslag zodat het inzichtelijk is welke trajecten er volgens de aanlevering wel verwijderd zouden moeten worden.

Verwijderen van trajecten

Vaak is het bronsysteem waar vanuit verzuim naar de Xpert Suite wordt geëxporteerd leidend voor de verzuimregistratie. Bij annuleringen, correcties of mutaties kan het soms voorkomen dat er in de Xpert Suite een traject verwijderd moet worden. In deze gevallen zal er een traject aanwezig zijn in de Xpert Suite maar deze is dan niet aanwezig in het laatste aangeleverde bestand. Indien de instelling 'Traject verwijder actie' op 'Delete' staat, dan geef je de koppeling toestemming om deze trajecten uit de Xpert Suite te verwijderen. In principe is dit wenselijk gedrag aangezien het aangeleverde bestand leidend is voor de verzuimregistratie.

De Xpert Suite zal nooit een traject verwijderen indien er notities of documenten in het dossier zitten. Op deze manier gaat er nooit werk van een Xpert Suite gebruiker verloren. Er zal dan alleen een melding op het logverslag komen dat het traject niet verwijderd kan worden, omdat er dossiervulling aanwezig is.

Importeren van ziekmeldingen bij afgesloten dienstverlening

Het komt wel eens voor dat een dienstverleningsovereenkomst is beëindigd en dat er met terugwerkende kracht alsnog een ziekmelding geïmporteerd moet worden. Er is een controle ingebouwd die kijkt of de startdatum van de ziekmelding binnen de periode van de overeenkomst valt, waardoor de ziekmeldingen alsnog verwerkt kunnen worden.

S Sanne is the author of this solution article.