Xpert Suite Afdelingen import

Do, 14 Jul, 2022 at 1:16 PM

Algemeen

Via XS Connect is het mogelijk om een organisatiestructuur op te voeren en te updaten. Binnen deze entiteit zijn verschillende attributen ondergebracht waardoor er met de 'Standaard Afdelingen Import' onder andere de volgende acties uit te voeren zijn:

• Afdelingen aan maken
• Afdelingen verwijderen of te archiveren
• Afdelingen te heractiveren
• Hiërarchie aanbrengen tussen afdelingen
• Leidinggevenden voor de afdelingen onderhouden (let op: dit zijn geen gebruiker accounts, maar dit betreft de administratieve leidinggevende)
• Contactpersoon naar het UWV onderhouden
• Arbodienst van de afdeling onderhouden

De methode van bestandsoverdracht wordt op deze pagina beschreven.

Belangrijk aandachtspunt:

Instellen van een Standaard Xpert Suite afdelingen import

Stap 1: Algemeen: Maak afspraken met de partijen die betrokken moeten worden bij het opzetten van een gegevensuitwisseling met betrekking tot deze entiteit. Zie hierover meer informatie in het algemene artikel 'Hoe maak ik een koppeling?'.

Stap 2: Maak een klantaccount aan met de bijbehorende instellingen. Meer uitleg hierover vind je in dit andere artikel.

Stap 3: Stel een importconfiguratie in met als configuratiekeuze 'Standaard Afdelingen import'

Stap 4: Controleer of de inhoud en de attribuutnamen voldoen aan het standaard template. Indien hier afwijkingen in zitten, selecteer dan 'Custom mapping'

Stap 5 (optioneel): Indien er voor Custom mapping is gekozen, zorg voor de juiste attribuut instellingen.  In dit artikel over 'custom mapping' staat meer uitleg over hoe deze instellingen werken. Zie hieronder een beschrijving per attribuut die via de standaard werkgeverimport verwerkt kunnen worden.

Stap 6: Importeer het afdelingenbestand of laat de verzendende partij het bestand aanleveren op de locatie zoals afgesproken. Indien je beschikking hebt tot een testomgeving, is het verstandig om daar een proefdraai te doen.

Stap 7: Controleer de resultaten en het logverslag. Zijn er nog bevindingen? Stem dan de bevindingen af met de aanleverende partij (of pas zelf de instellingen aan indien daar de bevinding mee op te lossen is)

Vaste instellingen 

Voor deconfiguratie 'Standaard Afdelingen Import' gelden een aantal kenmerken die de werking van de import bepalen.

1. De afdelingscode is de unieke koppelsleutel. Binnen één werkgever heeft iedere afdeling een unieke code. 
2. Het aangeleverde bestand dient alle afdelingen van de werkgever te bevatten. Zijn er afdelingen aanwezig in de Xpert Suite die niet in het aangeleverde bestand zitten? Dan zal XS Connect deze afdeling proberen te verwijderen.
   -- Afdelingen waarop lopende dienstverbanden staan geregistreerd kunnen niet verwijderd worden. Dit leidt enkel tot een melding op het logverslag
3. Op één afdeling kan één contactpersoon voor het UWV en één leidinggevende worden vastgelegd. Indien er andere gegevens worden aangeleverd dan bekend is in de Xpert Suite, worden de aanwezige gegevens overschreven door de nieuw aangeleverde gegevens.

Attributen

De volgende attributen zijn onderdeel van de entiteit 'Afdeling'. Deze gegevens kunnen via XS Connect worden bijgewerkt in de Xpert Suite.

Tables can't be imported directly. Please insert an image of your table which can be found here.

E Ewoud is the author of this solution article.